문의 메일을 자동으로 골라내기

받은 편지함에는 견적 문의, 광고, 거래처 회신, 세금계산서 알림이 한 줄로 섞여 들어옵니다. 대부분의 회사는 하루에 몇 번씩 이걸 열어 보고 눈으로 골라냅니다. 놓치면 곤란한 건 그중 몇 통뿐인데, 그 몇 통을 놓치지 않으려고 전부를 계속 봅니다.

이 일을 자동화한 공개 워크플로가 있습니다. 지난 글에서 소개한 아카이브에 들어 있는 것 중 하나를 골라, 실제로 어떻게 생겼는지 그대로 보여 드리겠습니다.

이렇게 생겼습니다


왼쪽에서 오른쪽으로 흐르는 상자 하나하나가 한 단계입니다. 코드를 쓰지 않고 상자를 이어 붙이는 방식이라, 무엇이 어떤 순서로 일어나는지 그림만 봐도 따라갈 수 있습니다.

다섯 단계

받는 것은 메일 한 통이고, 내놓는 것은 그 문의에 대한 회신입니다. 사이에 네 단계가 있습니다.

첫째, 메일함을 실시간으로 지켜봅니다. 감시할 폴더는 지정할 수 있어서 받은 편지함 전체가 아니라 특정 폴더만 볼 수도 있습니다. 둘째, 새 메일이 오면 본문을 AI에 넘겨 "이게 우리 상품·서비스에 관심 있는 문의인가"를 참·거짓으로 판정합니다. 셋째, 문의로 판정된 것만 다음으로 보내고 나머지는 여기서 버립니다. 넷째, 통과한 메일에 맞춰 회신 문구를 만듭니다. 다섯째, 원래 메일을 찾아 같은 대화 흐름에 답장으로 붙여 보냅니다.

어디서 깨질 수 있는지도 적혀 있습니다

이 워크플로가 참고할 만한 이유는 기능보다 문서입니다. 단계마다 무엇이 실패할 수 있는지가 적혀 있습니다 — 메일 서버 인증 실패와 연결 시간 초과, 감시 폴더를 잘못 지정한 경우, AI 응답이 형식에 맞지 않아 판정이 깨지는 경우, 메일 계정 인증이 만료되거나 하루 호출 한도를 넘는 경우.

도입 전에 이걸 읽어 두면 "왜 갑자기 안 도나"를 사고가 난 뒤에 찾지 않아도 됩니다.

우리 환경에서 바꿔야 하는 것

네 가지입니다.

첫째, 판정에 쓰는 지시문에 우리가 파는 것을 적어야 합니다. 원본에는 자리만 비워 두고 "당신의 사업·서비스로 바꾸라"고 적혀 있습니다. 이걸 안 바꾸면 무엇이 문의인지 AI가 알 수 없습니다.

둘째, 회신 문구를 만드는 단계에 영어권 예시 대화가 하나 들어 있습니다. 우리 회사가 실제로 보내는 회신 두세 통으로 바꿔야 말투가 맞습니다.

셋째, 메일을 지켜보는 단계는 일반 IMAP이라 국내 메일 서비스도 대체로 붙지만, **원본 메일을 찾아 답장하는 두 단계는 Gmail 전용**입니다. 네이버웍스나 자체 메일을 쓰신다면 이 부분은 다시 만들어야 합니다. 게다가 원본 메일을 보낸 사람과 제목으로 찾는 방식이라, 제목이 겹치거나 바뀌면 엉뚱한 메일에 답이 붙을 수 있습니다.

넷째, 판정과 문구 생성에 외부 AI를 호출하므로 사용량만큼 비용이 듭니다. 문의량이 적으면 무시할 수준이지만, 받은 편지함 전체를 대상으로 걸어 두면 광고 메일까지 전부 판정하게 됩니다. 폴더를 좁히는 편이 낫습니다.

마지막 단계는 켜지 마십시오

처음 도입할 때는 다섯 번째 단계, 즉 자동 회신을 빼고 시작하시길 권합니다. 그 자리를 "담당자에게 알림"으로 바꿔 두 주만 돌려 보면 분류가 실제로 맞는지 눈으로 확인할 수 있습니다.

이유는 단순합니다. 잘못 분류된 메일에 자동으로 답장이 나가면 되돌릴 방법이 없습니다. 발신은 취소되지 않고, 상대는 이미 읽었습니다. 저희도 자동 발신이 되돌아와 문제가 된 적이 있어서, 이 부분은 보수적으로 잡으시길 권합니다.

직접 보시려면

[원본 워크플로 페이지](https://n8nworkflows.xyz/workflows/ai-powered-lead-email-classification---auto-reply-with-gpt-4o-and-gmail-7330) 에서 전체 설명을 볼 수 있고, [워크플로 파일(JSON)](https://github.com/team-softgrid/n8nworkflows.xyz/blob/main/workflows/AI-Powered%20Lead%20Email%20Classification%20%26%20Auto-Reply%20with%20GPT-4o%20and%20Gmail-7330/ai-powered_lead_email_classification_auto-reply_with_gpt-4o_and_gmail.json) 을 내려받아 n8n에 그대로 불러오면 위 화면이 그대로 나옵니다. 계정 연결과 지시문만 우리 것으로 바꾸면 됩니다.

어떤 업무부터 이렇게 바꿀지 고르는 기준은 [10분 체크리스트](/resources/ai-automation-checklist) 로 정리해 두었습니다. 회사 업무에 맞게 설계·구축이 필요하시면 SoftGrid Lab에 문의해 주세요.

출처

워크플로와 화면 캡처: n8nworkflows.xyz 아카이브 7330번 (원 저장소 nusquama/n8nworkflows.xyz, 저장소 코드는 MIT · 수록 워크플로는 각 원저작자의 라이선스). n8n 공식 프로젝트와 제휴 관계가 없는 독립 아카이브입니다.